Como generar documentos digitalizados para la ventanilla única

Me han dado la tarea de averiguar como deben de ir formateados los documentos que se entregan en la Ventanilla Única para generar un Comprobante de Valor Electrónico o COVE. ¡Ay caramba!, si ustedes no entendieron yo menos, pero en fin, trataré de simplificarlo.

Requisitos.

La ventanilla única es un sitio del gobierno federal para hacer trámites relacionados con la importación, exportación y tránsito de mercancías de comercio exterior.

Resulta que para poder entregar un documento digitalizado debe de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Debe de ser en formato PDF que no contenga formularios, objetos OLE incrustados, código java script, etc. OK, este punto es más o menos claro, porque se pueden generar fácilmente archivos PDF con programas como PDFCreator, más adelante la historia se complica un poco.
  • El tamaño máximo del archivo es de 3 MB.
  • No debe contener páginas en blanco.
  • Las imágenes contenidas deben de estar en escala de grises . Y aquí empiezan las confusiones, ¿Estamos hablando de un PDF o de una imagen?.
  • La resolución debe de ser 300 dpi. Este fue el punto que me dio más problemas, debe de ser exacto, no más, no menos, exactamente 300 dpi, cualquier variación hará que el documento sea rechazado.

El software.

En mi caso utilizo un programa para generar el documento en formato PDF pero solamente para evitar la operación de imprimir el documento y luego escanearlo. En linux no hay problema, en windows mi favorito es el PDFCreator que había mencionado anteriormente.

Para editar las imágenes nada mejor que gimp y LibreOffice para generar nuevamente el PDF.

Manos a la obra.

1. Imprimir el documento en formato PDF.

Este paso solamente es para evitar imprimir el documento y escanearlo nuevamente. Con mi programa habitual genero el archivo en formato PDF, aqui no importan resoluciones ni colores, se hace de manera normal, se manda imprime el trabajo en la impresora virtual y como resultado me genera un archivo PDF.

2. Gimp entra en acción.

Como gimp puede abrir archivos en formato PDF, abriremos el documento generado en el paso anterior, pero al abrirlo le diremos que lo importe a 300 dpi, esto es muy importante. Si el documento tiene más de una página les sugiero que elijan la opción Abrir páginas como imágenes.

Importando el documento PDF en Gimp
Importando el documento PDF en Gimp

A cada imagen abierta por Gimp vamos a ajustarlo a Escala de grises, para lograrlo hacemos clien en el menú ImagenModoEscala de grises

Escala de grises
Escala de grises

Si todo sale bien, al presionar Alt + Enter verán que la imagen editada tiene 300 dpi y tiene una profundidad de color de 8 bits o sea que esta en Escala de grises.

Resolución y Espacio de color
Resolución y Espacio de color

Guardamos el o los archivos en formato JPG.

3.Es el turno de LibreOffice.

En Writer, abrimos un archivo en blanco y al cual le insertaremos cada una de las imágenes que generamos con gimp en el paso anterior con el menú InsertarImagenA partir de archivo.

Insertar imágenes en writer
Insertar imágenes en writer

Y para terminar, vamos a exportar el PDF con el menú ArchivoExportar en formato PDF . Es muy importante tener seleccionada la opción Reducir resolución de imagen con 300 dpi.

Opciones para exportar a PDF
Opciones para exportar a PDF

Si todo salió bien, la ventanilla única no tendrá problemas en aceptar nuestro documento.

Documento aceptado
Documento aceptado

Aclaraciones.

Tengo que aclarar que estos son los pasos que uso, me funcionan, pero no quiere decir que sea la forma óptima, el procedimiento puede ser perfectible, si tienes alguna duda, comentario o sugerencia, no dudes en compartirlas con tu comentario.

Enlaces

14 thoughts on “Como generar documentos digitalizados para la ventanilla única

  1. Muy buena opción la que comentas, pero no haz encontrado o ideado alguna que requiera de menos pasos? algo como una impresora virtual que genere el formato tal cual lo exige ventanilla?

    • Pues es que eso ya no esta en mis manos Marco, de hecho me parece ilógico generar un PDF, pero así lo piden !!!! La única función que ejerce el PDF es como un clip para que no salgan volando los documentos.

      Generar un PDF con una impresora virtual es fácil, no tardas ni 5 minutos en hacerlo. El detalle es que lo quiera la ventanilla única, ya que todos las imágenes incluidas deben de cumplir con sus requisitos y eso lo complica todo.

      Saludos.

  2. El problema es de la ventanilla por ser tan “especifica” en cuanto a sus requisitos, durante un tiempo estuve intentando mover las opciones del PDFCreator y otro llamado PrimoPDF sin mucho éxito.

    Es comprensible los requisitos en las imágenes, pero en el PDF no me lo explico.

    • Hola Jimena,

      En las nuevas versiones de Gimp se tiene que Exportar la imagen para guardarla en otros formatos.

      Ve al menú ArchivoExportar (Ctrl+E) y guarda el archivo con la extensión .jpg

      Menú Exportar en Gimp

      Gimp identificará la extensión y la guardará en el formato que deseas.

  3. HOLA,ASTA EL DIA DE AYER ESTUVE DIGITALIZANDO BIEN MIS DOCUMENTOS PERO EL DIA DE HOY YA NO ME PERMITIO, APARACE EN LA PANTALLA QUE ERROR… QUE PUEDO HACER??’ ALGUIEN SABE

  4. Hago todo el procedimiento pero, al final cuando lo subo a ventanilla me sale un error que dice que las imagenes estan con resolucion de 358 DPI. ¿Que podria hacer en este caso?

    Saludos

    • Buenos días Colegio 🙂

      Creo que debes de poner especial atención a los DPI de las imágenes. En Gimp se puede ajustar desde el menú ImagenEscalar la imagen… Ajusta la resolución de la imagen tanto en X como en Y a 300 pixeles/in (es lo mismo que DPI).

      Escalar imagen en GIMP

      Con eso puedes estar seguro que tu imagen está a 300 DPI (paso no. 2).

      Y claro no olvides generar tu archivo PDF con la misma resolución.

      Saludos 🙂

  5. cuantas hojas es el maximo a subir en imagenes? por que tengo un archivo de 11 hojas y otro de 6 hojas y realizo todos los tramites pero los MB se pasan por mucho, que me recomeinda hacer.
    Gracias

    • Hola Tatiana,

      Lo que creo que podría estar pasando es que estas escaneando los archivos con los 300 dpi y eso te genera archivos enormes. Lo que podrías intentar hacer es redimensionar el tamaño de los archivos. Por ejemplo cambiar la altura de la imagen a unos 1200 píxeles. De esa forma los archivos son más pequeños.

      GIMP Escalar la imagen

      Saludos.

  6. Muchas gracias por los pasos, sin ti me hubiese vuelto loca con tantos pasos obsoletos que pone el gobierno, pareciera que no quisieran que termines tu proceso….sabes en cuanto tiempo te dan el permiso? saludos y gracias nuevamente!!1

    • Hola Lili,

      No tienes idea de cuantos documentos me rechazaron antes de llegar a este procedimiento. Lo que no entiendo es ¿Porqué el formato PDF?, después de tantos requisitos en las imágenes tienes que pegarlos todos con un PDF, es como un “clip” digital para que no se te vuelen las hojas. Vamos totalmente innecesario creo yo.

      De tiempos no estoy seguro, hace mucho que no hago operaciones en la ventanilla única, así que no sabría decirte.

      Saludos 🙂

¡Me encantaría saber que opinas!

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