Como generar documentos digitalizados para la ventanilla única

Me han dado la tarea de averiguar como deben de ir formateados los documentos que se entregan en la Ventanilla Única para generar un Comprobante de Valor Electrónico o COVE. ¡Ay caramba!, si ustedes no entendieron yo menos, pero en fin, trataré de simplificarlo.

Requisitos.

La ventanilla única es un sitio del gobierno federal para hacer trámites relacionados con la importación, exportación y tránsito de mercancías de comercio exterior.

Resulta que para poder entregar un documento digitalizado debe de cumplir con los siguientes requisitos:

  • Debe de ser en formato PDF que no contenga formularios, objetos OLE incrustados, código java script, etc. OK, este punto es más o menos claro, porque se pueden generar fácilmente archivos PDF con programas como PDFCreator, más adelante la historia se complica un poco.
  • El tamaño máximo del archivo es de 3 MB.
  • No debe contener páginas en blanco.
  • Las imágenes contenidas deben de estar en escala de grises . Y aquí empiezan las confusiones, ¿Estamos hablando de un PDF o de una imagen?.
  • La resolución debe de ser 300 dpi. Este fue el punto que me dio más problemas, debe de ser exacto, no más, no menos, exactamente 300 dpi, cualquier variación hará que el documento sea rechazado.

El software.

En mi caso utilizo un programa para generar el documento en formato PDF pero solamente para evitar la operación de imprimir el documento y luego escanearlo. En linux no hay problema, en windows mi favorito es el PDFCreator que había mencionado anteriormente.

Para editar las imágenes nada mejor que gimp y LibreOffice para generar nuevamente el PDF.

Manos a la obra.

1. Imprimir el documento en formato PDF.

Este paso solamente es para evitar imprimir el documento y escanearlo nuevamente. Con mi programa habitual genero el archivo en formato PDF, aqui no importan resoluciones ni colores, se hace de manera normal, se manda imprime el trabajo en la impresora virtual y como resultado me genera un archivo PDF.

2. Gimp entra en acción.

Como gimp puede abrir archivos en formato PDF, abriremos el documento generado en el paso anterior, pero al abrirlo le diremos que lo importe a 300 dpi, esto es muy importante. Si el documento tiene más de una página les sugiero que elijan la opción Abrir páginas como imágenes.

Importando el documento PDF en Gimp

A cada imagen abierta por Gimp vamos a ajustarlo a Escala de grises, para lograrlo hacemos clien en el menú ImagenModoEscala de grises

Escala de grises

Si todo sale bien, al presionar Alt + Enter verán que la imagen editada tiene 300 dpi y tiene una profundidad de color de 8 bits o sea que esta en Escala de grises.

Resolución y Espacio de color

Exportamos el o los archivos en formato JPG.

3.Es el turno de LibreOffice.

En Writer, abrimos un archivo en blanco y al cual le insertaremos cada una de las imágenes que generamos con gimp en el paso anterior con el menú InsertarImagenA partir de archivo.

Insertar imágenes en writer

Y para terminar, vamos a exportar el PDF con el menú ArchivoExportar en formato PDF . Es muy importante tener seleccionada la opción Reducir resolución de imagen con 300 dpi.

Opciones para exportar a PDF

Si todo salió bien, la ventanilla única no tendrá problemas en aceptar nuestro documento.

Documento aceptado

Aclaraciones.

Tengo que aclarar que estos son los pasos que uso, me funcionan, pero no quiere decir que sea la forma óptima, el procedimiento puede ser perfectible, si tienes alguna duda, comentario o sugerencia, no dudes en compartirlas con tu comentario.

Enlaces

¿Quieres intentarlo con ImageMagick?

Noviembre 2020. Este enfoque está bien cuando son pocos documentos, pero cuando es una labor de todos los días o hay una gran cantidad de documentos que procesar probablemente hacer un script con ImageMagick sea más adecuado.

Los invito a leer Ajustando los documentos para la Ventanilla Única con ImageMagick les advierto que es un método no comprobado, así que se requieren conejillos de indias que confirmen su correcto funcionamiento.

51 comentarios en “Como generar documentos digitalizados para la ventanilla única”

  1. Muy buena opción la que comentas, pero no haz encontrado o ideado alguna que requiera de menos pasos? algo como una impresora virtual que genere el formato tal cual lo exige ventanilla?

    1. Pues es que eso ya no esta en mis manos Marco, de hecho me parece ilógico generar un PDF, pero así lo piden !!!! La única función que ejerce el PDF es como un clip para que no salgan volando los documentos.

      Generar un PDF con una impresora virtual es fácil, no tardas ni 5 minutos en hacerlo. El detalle es que lo quiera la ventanilla única, ya que todos las imágenes incluidas deben de cumplir con sus requisitos y eso lo complica todo.

      Saludos.

  2. El problema es de la ventanilla por ser tan “especifica” en cuanto a sus requisitos, durante un tiempo estuve intentando mover las opciones del PDFCreator y otro llamado PrimoPDF sin mucho éxito.

    Es comprensible los requisitos en las imágenes, pero en el PDF no me lo explico.

    1. Hola Jimena,

      En las nuevas versiones de Gimp se tiene que Exportar la imagen para guardarla en otros formatos.

      Ve al menú ArchivoExportar (Ctrl+E) y guarda el archivo con la extensión .jpg

      Gimp identificará la extensión y la guardará en el formato que deseas.

  3. HOLA,ASTA EL DIA DE AYER ESTUVE DIGITALIZANDO BIEN MIS DOCUMENTOS PERO EL DIA DE HOY YA NO ME PERMITIO, APARACE EN LA PANTALLA QUE ERROR… QUE PUEDO HACER??’ ALGUIEN SABE

    1. Buenos días Colegio 🙂

      Creo que debes de poner especial atención a los DPI de las imágenes. En Gimp se puede ajustar desde el menú ImagenEscalar la imagen… Ajusta la resolución de la imagen tanto en X como en Y a 300 pixeles/in (es lo mismo que DPI).

      Con eso puedes estar seguro que tu imagen está a 300 DPI (paso no. 2).

      Y claro no olvides generar tu archivo PDF con la misma resolución.

      Saludos 🙂

  4. cuantas hojas es el maximo a subir en imagenes? por que tengo un archivo de 11 hojas y otro de 6 hojas y realizo todos los tramites pero los MB se pasan por mucho, que me recomeinda hacer.
    Gracias

    1. Hola Tatiana,

      Lo que creo que podría estar pasando es que estas escaneando los archivos con los 300 dpi y eso te genera archivos enormes. Lo que podrías intentar hacer es redimensionar el tamaño de los archivos. Por ejemplo cambiar la altura de la imagen a unos 1200 píxeles. De esa forma los archivos son más pequeños.

      Saludos.

  5. Muchas gracias por los pasos, sin ti me hubiese vuelto loca con tantos pasos obsoletos que pone el gobierno, pareciera que no quisieran que termines tu proceso….sabes en cuanto tiempo te dan el permiso? saludos y gracias nuevamente!!1

    1. Hola Lili,

      No tienes idea de cuantos documentos me rechazaron antes de llegar a este procedimiento. Lo que no entiendo es ¿Porqué el formato PDF?, después de tantos requisitos en las imágenes tienes que pegarlos todos con un PDF, es como un “clip” digital para que no se te vuelen las hojas. Vamos totalmente innecesario creo yo.

      De tiempos no estoy seguro, hace mucho que no hago operaciones en la ventanilla única, así que no sabría decirte.

      Saludos 🙂

  6. Hola una pregunta ya que veo que eres tan gentil, al importar el archivo pdf y hacer el ajuste en la definicion a 300 DPI, dices que guardemos en jpg. pero en que momento lo vuelvo a hacer PDF para adjuntarlo a la vucem y al transformalo nuevamente a pdf no se alteran los DPI ´s?

    1. Hola Juan Carlos,

      al importar el archivo pdf y hacer el ajuste en la definición a 300 DPI, dices que guardemos en jpg. pero en que momento lo vuelvo a hacer PDF

      Cuando lo agregas al documento en LibreOffice mi estimado y generas nuevamente un pdf con 300 dpi. Se que es complicado, y raro, pero yo no hice las reglas de la ventanilla única.

      Sigue las instrucciones al pie de la letra, no hay pierde.

      Saludos.

    1. Si funciona, ya lo he confirmado. Lamentablemente, la ventanilla única no tiene un validador de documentos, de lo contrario ya hubiera pensado en un método más automatizado.

      Saludos Carlos.

  7. hola buenas tardes…… ami me sale perfecto solo con un documento que tiene varias hojas………… al momento de hacerlo imgen pjg solo me aparece la primer pagina y eso que pongo al abrirlo all page………… y cuando lo convierto en pdf tambien solo la primer pagina no me arroja las demas. Que puedo hacer??

    1. Pues muy simple, supongamos que tienes un documento con 5 hojas. Al documento con Writer le vas a agregar 5 saltos de página y luego a cada una de ellas le insertas las imágenes que generaste con GIMP.

      Ya no trabajo en este asunto, me hubiera gustado desarrollar algo más automático, pero lamentablemente VENTANILLA ÚNICA no tiene un VALIDADOR de documentos con el que se puedan hacer pruebas.

      Saludos Elvia y mucha suerte. 🙂

  8. Buenas.
    Estoy desarrollando un programa para realizar este proceso automáticamente, pero mi pregunta es, que contenido es el que debe tener el pdf? necesita algun formato, o algo pro el estilo?

    Gracias de antemano

    1. Hola Ange,

      El PDF debe de tener las imágenes escaneadas con las cualidades que dice en la sección requisitos de este mismo artículo. ¿Por qué?, la verdad no tengo idea. Creo que el archivo PDF es como el clip que mantiene juntas las hojas sueltas y solo para eso sirve.

      Saludos. 🙂

  9. Hola, ya realice todos los pasos que nos comentas pero mi archivo sigue siendo mayor a 3 MB, por lo cual no me deja subirlo a ventanilla única. Mi archivo solo tiene 5 hojas y pesa 4.5 MB que me sugieres hacer?

    Saludos

    1. Hola Mauricio,

      Pues te recomiendo hacer más pequeños tus archivos escaneados, en Gimp sería con la opción Imagen – Escalar la imagen …

      Eso hará más pequeño el tamaño de los archivos.

      Saludos !!!

  10. Yo no pude con este método, al parecer ya no acepta el PDF si se genera de cualquier forma que no sea con un escaner, les paso el tip para los que lleguen a encontrarse esta solución: escaneenlo en cualquier escáner decente con las características que pide (300 pp y escala de grises, no importa si trae imágenes su documento) y van a ver que les va a funcionar, saludos!

    1. Hola César,

      Justo lo que dices fue lo primero que intenté, después de todo suena obvio. Pero el validador del sitio me los rechazaba constantemente.

      A lo mejor ya lo arreglaron (muchos años después). Si es así, ¡Excelente!.

      Este método me funcionó en su momento, pero en aquellos días java también era popular, los tiempos cambian.

      Saludos.

    1. Es que ese el problema Ismael, la imagen es la que es escaneada a tantos DPI.

      Desafortunadamente, la ventanilla única también pide que el PDF tenga una resolución de 300 DPI y es donde todo se estropea.

      Por eso utilizo LibreOffice para obligar la creación de un pdf ( o la conservación de los DPI de la imagen) a 300 DPI.

      Por ejemplo, un archivo PDF puede tener muchas imágenes integradas, con el comando pdfimages puedo revisar la información de todas las imágenes de un PDF.

      pdfimages -list ejemplo.pdf 
      page   num  type   width height color comp bpc  enc interp  object ID x-ppi y-ppi size ratio
      --------------------------------------------------------------------------------------------
         1     0 image     320   320  rgb     3   8  image  no        87  0   870   870 4601B 1.5%
         1     1 smask     320   320  gray    1   8  image  no        87  0   870   870  760B 0.7%
         1     2 image     320   320  rgb     3   8  image  no        87  0   870   870 4601B 1.5%
         1     3 smask     320   320  gray    1   8  image  no        87  0   870   870  760B 0.7%
         1     4 image      64    64  rgb     3   8  jpeg   no        88  0   232   232 2203B  18%
         3     5 image     744  1053  rgb     3   8  image  no       369  0    90    91 9734B 0.4%
         3     6 smask     744  1053  gray    1   8  image  no       369  0    90    91  782B 0.1%
         4     7 image     744  1053  rgb     3   8  image  no       369  0    90    91 9734B 0.4%
         4     8 smask     744  1053  gray    1   8  image  no       369  0    90    91  782B 0.1%
         5     9 image     744  1053  rgb     3   8  image  no       369  0    90    91 9734B 0.4%
         5    10 smask     744  1053  gray    1   8  image  no       369  0    90    91  782B 0.1%
         6    11 image     744  1053  rgb     3   8  image  no       369  0    90    91 9734B 0.4%
      

      Y como puedes ver en las columnas x-ppi y y-ppi los valores son muy dispares.

      Creo que eso es lo que revisa el validador, que se conserven los 300 dpi en las imágenes dentro del pdf.

      Saludos. 🙂

  11. No se quien seas pero te quiero besar! jajajajaja No sabes cuanto busque con que lograr los requisitos que la VUCEM solicita y tu post es una bendición! no tengo como agradecerte el que hagas mi vida mejor. GRACIAS.

  12. Hola,

    Al momento de realizar el proceso como lo comentar y abrir en el writer, la imagen sale muy pequeña (centrada dentro de la hoja) y al guardarlo como PDF queda de la misma forma, si extiendo la imagen para cubrir la hoja, no queda en 300dpi aun y cuando lo exporte en esa forma, sabras como solucionar esto?

    Gracias!!!

    1. Mmmm probablemente agregando saltos de página al documento en Writer para generar así un PDF de varias hojas.

      Me gustaría pensar en un método más automático, pero ya no hago este tipo de trabajos en la ventanilla única y no puedo validar mis experimentos.

      ¡Saludos Carlos!

  13. Eres una gran persona por compartir esta información, llevaba horas para poder enviar los docuemntos de unos Funkos que compre y no me querian entregar, de verdad, muchisimas gracias

    1. Hola Yamm,

      Pues agrogo hojas al documento en Writer (menú InsertarSalto de página) y a cada hoja le anexo una imagen. Ahora que lo mencionas, me he dado cuenta de que este procedimiento puede ser muy engorroso si tienes que anexar documentos con muchas hojas.

      Podría intentar algo más automatizado, pero ya no tengo acceso a la ventanilla única para hacer pruebas y lamentablemente no hay un validador externo para probar mis experimentos.

      Saludos 🙂

  14. Buenos dias, tengo varios PDF ya escaneados (Previamente los imprimí y escanee), pero al momento de unir dos o mas archivos y subirlos a la ventanilla no me permite solo marca error. mi pregunta es si en adobe existe manera de que al unir todos los dcts sea en los 300 DPI’s??

  15. eres lo máximo! me pasé 3 horas tratando de atinarle al maldito pdf en la ventanillaunicademierda.com. la clave para mí fue la instalada de eWriter.
    mil gracias.
    lo usé para pedir el doc de importación de obra plástica al INBA. si quieres ver mi obra encuéntrame en IG: @casascristinalopez.
    de nuevo: gracias!!!!!!!

  16. No tengo palabras para agradecerte esta información. Fue sumamente útil… y aunque me atoré un poco cuando quise guardar la imagen en JPG, que debes elegir Exportar, todo lo demás fluyó perfecto. Muchísimas gracias!

¡Me encantaría saber que opinas!

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